Redação oficial é a maneira
pela qual o Poder
Público redige atos
normativos e comunicações,
que tantoser
dirigidos ao poder público como
a particulares. uso
do padrão culto de linguagem,
clareza, concisão, formalidade
e uniformidade podem
Características –
I - Impessoalidade
- Percebe-se, assim, que
o tratamento impessoal
que deve ser dado
aos assuntos quecomunicações oficiais
decorre:
constam das
a) da ausência
de impressões individuais
de quem comunica: embora
se trate, por exemplo,
de umexpediente
assinado por Chefe de determinada
Seção, é sempre em
nome do Serviço Público
que é feita a comunicação.
Obtém-se, assim, uma desejável padronização,
que permite que comunicações
elaboradas em diferentes
setores da Administração
guardem entre si certa
uniformidade;
b) da impessoalidade
de quem recebe a comunicação,
com duas possibilidades: ela
pode ser dirigida a umcidadão,
sempre concebido como
público,
ou a outro órgão
público. Nos dois
casos, temos um destinatárioforma homogênea e impessoal;
concebido de
c) do caráter
impessoal do próprio assunto
tratado: se o universo
temático das comunicações
oficiais se restringe a questões
que dizem respeito ao
interesse público, é natural
que não cabe qualquer
tomparticular ou
pessoal.
II - Concisão - A concisão é antes
uma qualidade do que
uma característica do texto oficial.
Conciso é o texto que
consegue transmitir um máximo
de informações com um
mínimo de palavras. Para
que se redija comqualidade, é fundamental
que se tenha, além de
conhecimento do assunto
sobre o qual se
escreve, o necessário tempo para
revisar o texto depois
de pronto. É nessa releitura que
muitas vezes se percebem eventuais
redundâncias ou repetições
desnecessárias de idéias. não
se deve de forma alguma entendê-la comoeconomia de pensamento,
isto é, não se devem eliminar
passagens substanciais
do texto no afã de reduzi-lo emtamanho. Trata-se exclusivamente
de cortar palavras inúteis, redundâncias,
passagens que nada
acrescentem ao que já
foi dito.
essa
III - Clareza - A clareza deve ser
a qualidade básica de
todo texto oficial.
Pode-se definir como claroaquele texto que
possibilita imediata compreensão
pelo leitor. No entanto
a clareza não é algo
que se atinja por sisó: ela depende estritamente
das demais características
da redação oficial. Para
ela concorrem:
a) a impessoalidade, que
evita a duplicidade de interpretações que
poderia decorrer de um
tratamentodado
ao texto; personalista
b) o uso do padrão
culto de linguagem, em
princípio, de entendimento
geral e por definição
avesso a vocábulos de
circulação restrita, como
a gíria e o jargão;
c) a formalidade
e a padronização, que
possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos;
d) a concisão,
que faz desaparecer do texto os excessos lingüísticos que nada lhe acrescentam.
É pela correta
observação dessas características
que se redige com clareza
Tipos definidos pelo Manual de Redação da Presidência
1. O Padrão Ofício
1.1. Aviso e Ofício
e Memorando
2. Exposição de Motivos
3 Mensagem
4. Telegrama
5. Fax
6. Correio Eletrônico
Pronomes de tratamento
§
316 (Gramática Metódica –
Napoleão Mendes)
Vossa
– emprega-se quando nos
dirigimos à pessoa
– Acabo de receber o diploma que
Vossa SantidadeOu Vossa
Senhoria nomeará o seu
substituto? Caso a pessoa
à qual nos dirigimos
seja do sexo masculino,
o adjetivo deve guardar concordância:
Vossa Senhoria está ocupado?
(dirigindo-se a um homem) se
dignou enviar-me.
Idem ao sexo
feminino: Vossa Senhoria
está atarefada? (dirigindo-se a uma mulher)
Sua
– emprega-se quando nos
referimos à pessoa
- Vi sua Santidade o Papa
Paulo VI quando estive em
Roma.
1- Vossa Excelência:
a) do Poder Executivo;
Presidente
da República;
Vice-Presidente da República;
Ministros
de Estado;
Governadores
e Vice-Governadores de Estado e do Distrito
Federal;
Oficiais-Generais
das Forças Armadas;
Embaixadores;
Secretários-Executivos
de Ministérios e demais
ocupantes de cargos
de natureza especial;
Secretários
de Estado dos Governos
Estaduais;
Prefeitos
Municipais.
b) do Poder Legislativo:
Deputados Federais e Senadores;
Ministros
do Tribunal de Contas
da União;
Deputados
Estaduais e Distritais;
Conselheiros
dos Tribunais de Contas
Estaduais;
Presidentes
das Câmaras Legislativas Municipais.
c) do Poder Judiciário:
Ministros
dos Tribunais Superiores;
Membros
de Tribunais;
Juízes;
Auditores
da Justiça Militar.
1.1 O vocativo a ser empregado
em comunicações
dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo:
Excelentíssimo
Senhor Presidente da República,
Excelentíssimo
Senhor Presidente do Congresso
Nacional,
Excelentíssimo
Senhor Presidente do Supremo
Tribunal Federal.
1.2 As demais autoridades
serão tratadas com o vocativo
Senhor, seguido do cargo respectivo:
Senhor
Senador,
Senhor
Juiz,
Senhor
Ministro,
Senhor Governador,
2. Vossa Senhoria
É empregado para as demais
autoridades e para particulares.
2.1 O vocativo adequado é:
Senhor
Fulano de Tal,
(...)
No envelope, deve constar
do endereçamento:
Ao Senhor
Fulano
de Tal
Rua
ABC, no
123
12345-000 – Curitiba. PR
Como se depreende do exemplo
acima, fica dispensado o emprego
do superlativo ilustríssimo para as autoridades
que recebem o tratamento
de Vossa Senhoria e para particulares.
É suficiente o uso do
pronome de tratamento
Senhor.
Acrescente-se que doutor não é forma
de tratamento, e sim título
acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente.
Como regra geral,
empregue-o apenas em comunicações
dirigidas a pessoas que
tenham tal grau por
terem concluído curso universitário
de doutorado. É costume designar
por doutor os
bacharéis, especialmente os bacharéis em
Direito e em Medicina. Nos
demais casos, o tratamento
Senhor confere a desejada formalidade
às comunicações.
Mencionemos, ainda,
a forma Vossa Magnificência,
empregada por força
da tradição, emcomunicações
dirigidas a reitores de universidade.
Corresponde-lhe o vocativo:
Magnífico
Reitor,
(...)
Os pronomes
de tratamento para religiosos,
de acordo com a hierarquia
eclesiástica, são:
Vossa Santidade,
em comunicações
dirigidas ao Papa. O vocativo
correspondente é:
Santíssimo
Padre,
(...)
Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima, em
comunicações aos Cardeais.
Corresponde-lhe o vocativo:
Eminentíssimo Senhor Cardeal,
ou
Eminentíssimo
e Reverendíssimo Senhor Cardeal,
(...)
Vossa Excelência Reverendíssima é usado em
comunicações dirigidas a Arcebispos
e Bispos; Vossa Reverendíssima ou
Vossa Senhoria Reverendíssima para Monsenhores,
Cônegos e superiores religiosos.
Vossa Reverência é empregado para
sacerdotes, clérigos
e demais religiosos.
2.2. Fechos para
Comunicações
O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de
arrematar o texto, a de saudar o destinatário. Os modelos para fecho que vinham
sendo utilizados foram regulados pela Portaria no
1 do Ministério da Justiça, de 1937, que estabelecia quinze padrões. Com o fito
de simplificá-los e uniformizá-los, este Manual estabelece o emprego de somente
dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial:
a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:
Respeitosamente,
(COBRADO EM CONCURSO)
b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:
Atenciosamente,
(COBRADO EM CONCURSO)
Ficam excluídas dessa fórmula as
comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e
tradição próprios, devidamente disciplinados no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores.
2.3. Identificação do
Signatário
Excluídas as comunicações assinadas
pelo Presidente da República, todas as demais comunicações
oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do
local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte:
(espaço para
assinatura)
Nome
Chefe
da Secretaria-Geral da Presidência da República
(espaço para
assinatura)
Nome
Ministro
de Estado da Justiça
Para evitar equívocos, recomenda-se
não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa
página ao menos a última frase anterior ao fecho.
3. O Padrão Ofício
Há três tipos
de expedientes que se
diferenciam antes pela
finalidade do que pela
forma: o ofício, o aviso e o memorando.
Com o fito de
uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única,
que siga o que
chamamos de padrão ofício. As peculiaridades
de cada um serão
tratadas adiante; por
ora busquemos as suas
semelhanças.
3.1. Partes do documento no Padrão Ofício
O aviso, o ofício
e o memorando devem conter
as seguintes partes:
a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede:
Exemplos:
Mem. 123/2002-MF Aviso
123/2002-SG Of.
123/2002-MME
b) local e data em que
foi assinado, por extenso,
com alinhamento à direita:
Exemplo:
Brasília,
15 de março de 1991.
c) assunto:
resumo do teor do documento
Exemplos:
Assunto: Produtividade do órgão em 2002.
Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores.
d) destinatário:
o nome e o cargo da pessoa
a quem é dirigida a comunicação.
No caso do ofício
deve sertambém o endereço. incluído
e) texto:
nos casos em
que não for de mero
encaminhamento de documentos, o expediente
deve conterseguinte estrutura: a
– introdução, que
se confunde com o parágrafo de abertura,
na qual é apresentado o assunto
que motivacomunicação.
Evite o uso das formas:
“Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”, empregue a forma direta; a
– desenvolvimento,
no qual o assunto é
detalhado; se o texto contiver mais
de uma idéia sobre o assunto,
elas devem ser tratadas em
parágrafos distintos,
o que confere maior clareza
à exposição;
– conclusão, em
que é reafirmada ou simplesmente
reapresentada a posição recomendada sobre
o assunto.
Os parágrafos do texto
devem ser numerados, exceto nos
casos em que
estes estejam organizados emitens ou títulos
e subtítulos.
Já quando se tratar
de mero encaminhamento de documentos
a estrutura é a seguinte:
– introdução: deve iniciar
com referência ao expediente
que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento
não tiver sido solicitada, deve iniciar
com a informação do motivo
da comunicação, que é
encaminhar,
indicando a seguir os dados completos
do documento encaminhado (tipo,
data, origem ou
signatário, e assunto
de que trata), e a razão
pela qual está sendo
encaminhado, segundo a seguinte
fórmula:
“Em
resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro
de 1991, encaminho, anexa, cópia
do Ofício nº 34, de 3 de abril
de 1990, do Departamento Geral
de Administração, que
trata da requisição
do servidor Fulano
de Tal.”
ou
“Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama no 12, de 1o de fevereiro de
1991, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de
modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste.”
– desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum
comentário a respeito do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos
de desenvolvimento; em caso
contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero
encaminhamento.
f) fecho (v. 2.2. Fechos para
Comunicações);
g) assinatura do autor da
comunicação; e
h) identificação do signatário
(v. 2.3. Identificação do Signatário).
3.3. Aviso e Ofício
3.3.1. Definição e Finalidade
Aviso e ofício são
modalidades de comunicação
oficial praticamente idênticas. A única
diferença entre elesque o aviso é expedido exclusivamente
por Ministros de Estado, para autoridades
de mesma hierarquia, ao passo
que o ofício é
expedido para e pelas demais autoridades.
Ambos têm como finalidade
o tratamento de assuntos
oficiais pelos órgãos
da Administração Pública
entre si e, no caso
do ofício, também com
particulares.
é
3.3.2. Forma e Estrutura
Quanto a sua forma,
aviso e ofício seguem o modelo
do padrão ofício, com acréscimo
do vocativo,
quedestinatário
(v. 2.1 Pronomes de Tratamento), seguido de vírgula. invoca o
Exemplos:
Excelentíssimo Senhor
Presidente da República
Senhora Ministra
Senhor Chefe de Gabinete
Devem constar do cabeçalho
ou do rodapé do ofício as seguintes
informações do remetente:
– nome do órgão
ou setor;
– endereço postal;
– telefone
e endereço de correio
eletrônico.
3.4. Memorando
3.4.1. Definição
e Finalidade
O memorando
é a modalidade de comunicação
entre unidades
administrativas de um mesmo
órgão, queestar
hierarquicamente em mesmo
nível ou em
níveis diferentes.
Trata-se, portanto, de uma forma
de comunicação eminentemente
interna. podem
Pode ter caráter meramente
administrativo, ou ser
empregado para a exposição
de projetos, idéias, diretrizes,
etc. a serem adotados por determinado
setor do serviço público.
Sua característica principal
é a agilidade. A tramitação do memorando em
qualquer órgão deve
pautar-se pela rapidez
e pela simplicidade de
procedimentos burocráticos. Para evitar
desnecessário aumento do número
de comunicações, os despachos
ao memorando devem ser dados
no próprio documento e, no caso
de falta de espaço, em
folha de continuação.
Esse procedimento permite formar
uma espécie de processo
simplificado, assegurando maior transparência
à tomada de decisões,
e permitindo que se historie o andamento
da matériatratada no
memorando.
3.4.2. Forma e Estrutura
Quanto a sua forma,
o memorando segue o modelo do padrão ofício, com
a diferença de que o seudestinatário deve ser mencionado pelo
cargo que ocupa.
Exemplos:
Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração Ao Sr. Subchefe para
Assuntos Jurídicos
4. Exposição de Motivos
4.1. Definição
e Finalidade
Exposição de motivos é o expediente
dirigido ao Presidente da República ou ao
Vice-Presidente para:
a) informá-lo de determinado assunto;
b) propor alguma medida;
ou
c) submeter a sua consideração
projeto de ato
normativo.
Em regra,
a exposição de motivos é dirigida
ao Presidente da República por um
Ministro de Estado.
Nos casos em
que o assunto tratado
envolva mais de um Ministério,
a exposição de motivos deverá serpor todos os
Ministros envolvidos, sendo, por
essa razão, chamada
de interministerial.
assinada
4.2. Forma e Estrutura
Formalmente,
a exposição de motivos tem a apresentação
do padrão ofício (v. 3.
O Padrão Ofício). O anexoque acompanha a exposição de motivos
que proponha alguma medida
ou apresente projeto
de ato normativo, segue o modelo
descrito adiante.
A exposição de motivos, de acordo com
sua finalidade,
apresenta duas formas básicas de estrutura:
uma para aquela que tenha caráter
exclusivamente informativo e outra
para a que proponha alguma medida
ouprojeto de
ato normativo. submeta
No primeiro caso,
o da exposição de motivos que
simplesmente leva algum
assunto ao conhecimento
do Presidente da República, sua
estrutura segue o modelo antes
referido para o padrão ofício.
5. Mensagem
5.1. Definição
e Finalidade
É o instrumento de comunicação
oficial entre os Chefes
dos Poderes Públicos,
notadamente as mensagens enviadas pelo
Chefe do Poder Executivo
ao Poder Legislativo para informar
sobre fato da Administração
Pública; expor o plano
de governo por ocasião
da abertura de sessão
legislativa; submeter ao Congresso
Nacional matérias que
dependem de deliberação de suas
Casas; apresentar veto;
enfim, fazer e agradecer
comunicações de tudo quanto
seja de interesse dos poderes
públicos e da Nação.
5.2. Forma e Estrutura
As mensagens contêm:
a) a indicação
do tipo de expediente
e de seu número, horizontalmente,
no início da margem esquerda:
Mensagem
no
b) vocativo, de acordo
com o pronome de tratamento
e o cargo do destinatário, horizontalmente, no iníciomargem esquerda;
da
Excelentíssimo
Senhor Presidente do Senado
Federal,
c) o texto, iniciando a 2 cm do vocativo;
d) o local e a data,
verticalmente
a 2 cm do final do texto,
e horizontalmente
fazendo coincidir seu final
commargem direita. a
A mensagem, como
os demais atos
assinados pelo Presidente da República, não
traz identificação de seusignatário.
6. Telegrama
6.1. Definição
e Finalidade
Com o fito de
uniformizar a terminologia e simplificar
os procedimentos burocráticos, passa
a receber o título de telegrama toda comunicação
oficial expedida por meio
de telegrafia, telex,
etc.
Por
tratar-se de forma de comunicação
dispendiosa aos cofres
públicos e tecnologicamente superada, deve
restringir-se o uso do telegrama
apenas àquelas situações
que não seja possível
o uso de correio eletrônicoou fax e que
a urgência justifique sua
utilização e, também em
razão de seu custo
elevado, esta forma de comunicação
deve pautar-se pela concisão (v. 1.4. Concisão e Clareza).
6.2. Forma e Estrutura
Não há padrão
rígido, devendo-se seguir a forma
e a estrutura dos formulários
disponíveis nas agênciasCorreios e em seu
sítio na Internet.
dos
7. Fax
7.1. Definição
e Finalidade
O fax (forma abreviada já
consagrada de fac-simile) é uma forma
de comunicação que
está sendo menosdevido
ao desenvolvimento da Internet. É utilizado para a transmissão
de mensagens urgentes
e para o envio antecipado de documentos,
de cujo conhecimento
há premência, quando não
há condições de envio do documento
por meio eletrônico.
Quando necessário o original,
ele segue posteriormente
pela via e na forma
de praxe. usada
Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com
cópia xerox do fax
e não com o próprio
fax, cujopapel,
em certos modelos,
se deteriora rapidamente.
7.2. Forma e Estrutura
Os documentos
enviados por fax
mantêm a forma e a estrutura que
lhes são inerentes.
É conveniente o envio, juntamente
com o documento principal,
de folha de rosto, i. é.,
de pequenoformulário
com os dados de identificação
da mensagem a ser enviada,
conforme exemplo a seguir:
8. Correio Eletrônico
8.1 Definição
e finalidade
O correio
eletrônico (“e-mail”),
por seu baixo
custo e celeridade, transformou-se na principal
forma de comunicação para
transmissão de documentos.
8.2. Forma e Estrutura
Um dos atrativos
de comunicação por correio
eletrônico é sua
flexibilidade. Assim, não
interessa definirforma rígida
para sua estrutura.
Entretanto, deve-se evitar o uso
de linguagem incompatível
com uma comunicação oficial
(v. 1.2 A Linguagem dos Atos e Comunicações Oficiais).
O campo
assunto do formulário
de correio eletrônico
mensagem deve ser preenchido de modo
a facilitar a organização
documental tanto do destinatário
quanto do remetente.
Para os arquivos
anexados à mensagem deve ser
utilizado, preferencialmente, o formato
Rich Text. A mensagem
que encaminha algum arquivo
deve trazer informações mínimas
sobre seu conteúdo..
Sempre que
disponível, deve-se utilizar recurso
de confirmação de leitura. Caso não
seja disponível, deve constar da mensagem
pedido de confirmação
de recebimento.
8.3 Valor
documental
Nos
termos da legislação em
vigor, para que
a mensagem de correio
eletrônico tenha valor documental, i. é, para
que possa ser aceita como
documento original, é
necessário existir certificação digital que ateste
a identidade do remetente,
na forma estabelecida em lei.
|
