Todas as operações, sejam elas de uma empresa ou de uma pessoa física, devem possuir um controle. Este controle refere-se a tudo o que for saída ou entrada de caixa, em função de que toda a administração do ativo é importante, pois deve ter em mente os objetivos simultâneos da administração financeira: liquidez e rentabilidade (ZDANOWICZ, 1992). Assim, sem um controle eficaz dentro de uma organização, a avaliação da atividade se torna difícil, não possuindo informações sobre a rentabilidade e sobre o grau de liquidez da empresa. Estes controles são elaborados a partir de relatórios internos que subsidiam os administradores na tomada de decisões. É através deles que são identificados os pontos fortes e fracos existentes na empresa, bem como as decisões que envolvem investimentos e financiamentos. Conforme Zdanowicz (1992) o fluxo de caixa é o instrumento que permite ao administrador financeiro: planejar, organizar, coordenar, dirigir e controlar os recursos financeiros de sua empresa para um determinado período Esse controle é útil tanto quando a empresa está crescendo e aumentando suas atividades quanto no momento em que apresenta prejuízo, tornando mais fácil a visualização de problemas que estão levando a esse prejuízo, pois segundo Zdanowicz (1992) é fundamental que o administrador financeiro saiba gerir corretamente os recursos alocados na massa patrimonial ativa da empresa [...] e independente do porte: micro, pequena, média ou grande empresa. Assim, a administração financeira ganha importância no sentido de auxiliar os administradores a tomarem decisões, tanto no que se refere aos financiamentos (qualquer busca de recursos), quanto a investimentos (aplicação destes recursos).

Embora o controle de fluxo de caixa seja imprescindível na administração, ele não é tudo, pois podem existir alguns imprevistos que venham a alterá-lo. Para Santos (2001) o planejamento de caixa não é uma atividade fácil, pois lida com grande dose de incerteza Para Zdanowicz (1992), o administrador financeiro deve estar preparado para rever seus planos, caso algum problema econômico-financeiro imprevisto venha a perturbá-lo. Portanto, deve existir um direto relacionamento entre o administrador financeiro e os demais departamentos da empresa, para que o mesmo saiba das saídas de caixa necessárias a cada departamento, programando os pagamentos.

A partir do conceito de administração financeira, pode-se dizer que o fluxo de caixa é um dos instrumentos mais utilizados pelo administrador financeiro na gestão empresarial. A administração financeira é a arte e a ciência de administrar os recursos financeiros para maximizar a riqueza dos acionistas (LEMES, RIGO, CHEROBIM, 2002). Dessa forma, pode-se dizer que em todas as empresas deveria existir o controle rígido de caixa.

Uma boa administração necessita de informações para que a atividade da empresa flua de maneira a atingir seu objetivo final que é o lucro. Contanto que as informações sejam reais e representem a situação da empresa no momento em que são levantadas, o administrador possui uma ferramenta importante em seu trabalho.

A partir de um fluxo de caixa projetado a empresa possui uma ferramenta importante aos administradores para a tomada de decisões. Após o levantamento dos dados extraídos de cada departamento da empresa, os mesmos são tabelados para formar o fluxo projetado. Com base em períodos anteriores é possível projetar as receitas e as despesas que irão acontecer no período projetado.

Assim, após o ocorrido os dados são comparados para avaliar o que aconteceu com o que havia sido projetado. Caso ocorra algum fato que não estava previsto, isso faz com que sejam alterados os dados para o período projetado.

Como o sócio espera rentabilidade sobre seu capital investido, uma operação que traga risco para a empresa, pode comprometer o resultado de tal período e até mesmo do futuro da empresa. Sem a análise do risco e da rentabilidade, não se prevê qual resultado o investimento pode trazer. Antes de cada operação, é preciso analisar os fatores que influenciam a mesma, identificando os pontos fortes e fracos e qual o rendimento que tal operação irá trazer.

Para Zdanowicz (1992) o fluxo de caixa é o instrumento de programação financeira, que corresponde às estimativas de entradas e saídas de caixa em certo período de tempo projetado. Com essa estimativa a organização das finanças torna-se mais correta em função de ter em mãos o que irá receber e o que irá pagar em certo período de tempo, podendo prever possíveis investimentos com as sobras, bem como a busca de recursos quando existir déficit no caixa da empresa.

O principal objetivo do fluxo de caixa é dar uma visão das atividades desenvolvidas bem como operações financeiras que são realizadas, no grupo do ativo circulante, dentro das disponibilidades, e que representam o grau de liquidez da empresa.

Assim, pode-se perceber que o fluxo projetado é uma ferramenta que permite ao administrador financeiro controlar o ativo da empresa, o qual é a riqueza da mesma e o que gera o lucro.

Segundo Lemes, Rigo e Cherobim (2002) a gestão do caixa é a atividade da administração financeira que objetiva a otimização dos recursos financeiros, integrada às demais atividades da empresa. Assim, a boa administração do caixa depende da harmonia entre as saídas e entradas, sendo que pode haver sobras e faltas de dinheiro, que obrigará o administrador financeiro a buscar soluções para resolver situações dessa natureza.

O ciclo de caixa é o período em que os recursos da empresa foram utilizados para o pagamento dos bens e/ou matérias-primas até o recebimento pela venda do produto acabado resultante (LEMES, RIGO e CHEROBIM, 2002). Assim, o ciclo de caixa depende das políticas que são adotadas pela empresa e estas devem ser estabelecidas conforme a necessidade e de acordo com as demais políticas internas.

Ainda, de acordo com Lemes, Rigo e Cherobim (2002), existem formas para melhorar o ciclo de caixa da empresa, tais como:

• Redução do tempo de compensação da cobrança: nesse caso é necessário que o administrador procure minimizar o tempo que ocorre entre o pagamento feito pelo cliente e a efetiva disponibilização do mesmo ao caixa da empresa;
• Ampliação do tempo de pagamento: essa técnica tem como objetivo o aumento do prazo para pagamento o máximo possível, para que se ajuste com as entradas de caixa de forma a não deixar obrigar o administrador a buscar recursos fora da empresa a custos mais altos;
• Redução dos prazos de processamento administrativo: visa acelerar o processo da entrada de cheques na tesouraria e a posterior utilização dos mesmos, através de depósitos bancários;
• A aceleração da cobrança de valores a receber: possui como objetivo principal acelerar o recebimento dos clientes, mediante descontos pelo pagamento no prazo ou antecipadamente;
• Uso de meios eletrônicos: com a modernização do sistema bancário, hoje as agências são mais eficientes facilitando o trabalho dentro das empresas através da comunicação e agilização do processo de recebimento;
• As melhores formas de cobrança: existem várias formas de cobrança que podem ser estudadas e adaptadas para melhorar a eficácia do processo de recebimento e de cobrança dos valores a receber;
• Ajustamento conveniente dos vencimentos: as despesas que são pro visionadas devem ser ajustadas de acordo com o período em que o fluxo de caixa é favorável, através de negociações para definição das datas de pagamento.

Algumas empresas costumam trabalhar com saldos mínimos em função de o capital circulante ser insuficiente. Para determinar o saldo mínimo de caixa de uma empresa, segundo Lemes, Rigo e Cherobim (2002), devem-se levar em consideração os seguintes aspectos:

• Peculiaridades de cada setor de atividade: isso se refere aos usos e costumes utilizados no setor, como por exemplo, vender a prazo;
• Previsibilidade das entradas e saídas de caixa: através de um orçamento de caixa é possível prever as entradas e saídas mais próximas da realidade da empresa, através o conhecimento sobre suas operações;
• Exigências de reciprocidade bancária: por meio de negociações com as instituições financeiras, devem-se buscar as alternativas que proporcionem as menores tarifas financeiras para a empresa, e que tragam resultados positivos para as cobranças.
• Capacidade de captar recursos próprios ou de terceiros: uma situação financeira equilibrada contribui para a empresa na hora de buscar recursos junto à instituições financeiras, sendo que estas acompanham a vida da empresa de perto.

A administração do capital de giro é uma ferramenta que preserva a vida da empresa, pois envolve um processo contínuo de tomada de decisões voltadas principalmente para a preservação da liquidez da empresa, mas que também afetam sua rentabilidade (BRAGA, 1989). O capital de giro é, segundo Braga (1989), os recursos aplicados no ativo circulante, formado basicamente pelos estoques, contas a receber e disponibilidades. Assim, as políticas internas na administração do capital de giro irão definir o funcionamento interno da empresa, pois estão relacionadas com a gestão dos ativos e passivos circulantes (BRAGA, 1989).

O capital de giro também é conhecido como capital circulante líquido (CCL) e vem a cobrir o descompasso entre os fluxos de pagamentos e recebimentos, sendo que quanto maior for o CCL menor será o risco de insolvência da empresa. Também não podemos dizer que se o CCL for alto a liquidez é boa, pois se este for constituído, por exemplo, por estoques velhos e de difícil venda, a boa liquidez será ilusória. Da mesma forma, um CCL baixo nem sempre representa uma situação difícil, pois um supermercado, por exemplo, compra bastante a prazo, mas consegue girar seus estoques rapidamente, a vista, podendo fazer aplicações com este dinheiro no período que resta até o pagamento do fornecedor.

Conforme Martins e Neto (1985) o capital de giro corresponde ao ativo circulante de uma empresa, ou seja, o ativo circulante são os recursos que irão financiar o ciclo operacional que vai desde a compra das matérias-primas até a venda e o recebimento desta.

O capital circulante líquido pode ser obtido através da seguinte equação, conforme Martins e Neto (1985):

O prazo compreendido entre o intervalo de tempo da compra das mercadorias e o recebimento da venda é conhecido como ciclo operacional, ou seja, esse período a empresa investe em suas operações com o financiamento por parte dos fornecedores. Já o prazo existente entre os pagamentos dos fornecedores e o recebimento da vendas é conhecido como ciclo financeiro que, muitas vezes deve ser financiado com o próprio dinheiro da empresa ou pela busca de recursos de terceiros (BRAGA, 1989). Esse fluxo financeiro muitas vezes pode ser reduzido por políticas internas que afetem a administração do capital de giro.

Existem políticas de gerenciamento do capital circulante que ajudam na sua administração para que os recursos sejam distribuídos conforme sua necessidade. De acordo com Lemes, Rigo e Cherobim (2002), são as seguintes políticas que podem ser adotadas para o bom gerenciamento do capital de giro:

• Volume de investimentos necessários no total do capital circulante: as políticas referentes aos investimentos devem ser rígidas para que a empresa busque o melhor resultado com os menores recursos possíveis.
• Distribuição dos investimentos ao nível de caixa, valores a receber e estoques: o administrador financeiro deverá levar em consideração o ramo de atividade para definir como será distribuído o capital entre os ativos circulantes;
• Como serão financiados os investimentos: o volume de investimentos pode estar limitado à utilização de recursos próprios ou de terceiros, conforme a possibilidade de captação.

Para que as operações internas da empresa sejam feitas da maneira correta e para o bom andamento das atividades, faz-se necessário que os controles internos sejam eficientes para acompanhar todo o processo operacional, cada um em seu departamento. Segundo o Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA), controle interno: é o plano de organização e o conjunto ordenado dos métodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração (ATTIE, 1992).

Para Attie (1992) o controle interno é parte integrante de cada segmento da organização e cada procedimento corresponde a uma parte do conjunto do controle interno. Isso significa que cada departamento irá possuir seus controles internos, visando sempre à eficiência máxima do setor, evitando erros e possíveis fraudes que possam ocorrer. Esses controles servirão para levantar informações precisas em cada área da empresa, no auxílio para a tomada de decisões.